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現 今科技發達,因應現代人的需求、即時通訊軟體越來越多元,因為具有免費、即時、操作便利的特色,不但廣為應用在聊天、交友上,更是延伸應用在工作上!像是 LINE、FB、Skype等即時通訊軟體,但有時候會覺得這些軟體常讓人公、私事分不清楚,或者是無法搜尋歷史紀錄,對於公事來說並不是這麼適用!另外 像是mail也有附加檔案的容量限制,有時候過大的檔案根本無法傳送,還有不小心寄錯對象的風險!現在日本素有「企業版LINE」之稱的 「ChatWork」登台了!ChatWork的功能強大,包括群組交談、工作管理、檔案共享、語音通話等,也有視訊會議的功能,再大的檔案傳輸上都沒問題,資訊安全性也無庸置疑!不但可以大大提升工作效率,更能夠有效節省不少上班時間!接下來大口透過當天現場活動與簡單的介面介紹,讓大家更深入來快速認識這個免費工作管理的APP「ChatWork」!

更多資訊請詳見官網:http://www.chatwork.com/zh-tw/

▼ 在日本素有「企業版LINE」之稱的「ChatWork」,是一款以提升工作效率為目的的溝通媒介;一般上班族一整天工作下來,最常做的事不外乎就是接電 話、開會、寄發郵件等,幾乎就佔去3/4的工作時間,等到快下班才發現一堆事情還沒有處理;現在有了「ChatWork」一切都不一樣了,透過 「ChatWork」一個簡單的畫面,就能將接電話、開會、寄發郵件等溝通聯絡的時間縮短為1/3不到的時間,真是相當有效率的一件事啊!

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▼「ChatWork」有分為網頁版跟手機版,許多規劃的新功能也陸續上線中,使用起來更為即時方便!

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▼現在大部份的朋友都習慣依賴LINE或FB來溝通交談,但用在工作上不但不這麼正式,有時候反而會給主管帶來不好的觀感!下面簡單說明一下LINE跟ChatWork有何不同之處?

1.訊息混雜:LINE基本上就是一個聊天室的概念,所以對話紀錄上常常會將工作與個人私事混在一起,有時候要找重要的工作資訊還要回溯很久;如果使用ChatWork的話就不會有這個困擾,下班後即可將ChatWork關閉,公事、私事就可以分得很清楚!

2.回覆壓力:LINE常有已讀不回的情況而導致誤會發生,但有時候是因為在開會或是在忙別的事情,可是主管或老闆往往不這麼想;使用ChatWork就可以依照自己的工作步調做適當的回覆,工作起來也比較順利無壓力!

3.機密資訊:LINE通常都是使用個人帳號,如果有公司機密資料或客戶資料,很容易不小心外洩或被瀏覽;使用ChatWork,離職即可將帳戶刪除,所有機密資訊也會一併刪掉!

4.搜尋歷史資料:;因為LINE沒有搜尋對話紀錄的功能,所以就只能慢慢一個一個搜尋歷史紀錄;使用ChatWork則可以搜尋所有歷史紀錄,包含標題或交談內容所提到的關鍵字,都可以輕易被搜尋到!

5.工作管理功能:因為LINE的對話紀錄常常是落落長一大段,所以有時候講完就會忘記所交辦的工作;ChatWork則是有管理工作的功能,完成後按下完成鈕即可,既可以發揮提醒功能也可以讓主管立刻知道工作進度與現況!

6.對話紀錄:LINE最大的困擾就是有時候換手機或手機送修,所以的對話紀錄全都會消失,有些重要的資訊也就會隨之消失;使用ChatWork則是不管使用何種裝置,所有的對話紀錄都將同步留存,不會有紀律消失的疑慮!

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▼ 以前沒有「ChatWork」的時候,往往需要花費大量的時間在電話、郵件、傳輸檔案資料、會議上頭,自從LINE出現後,對於企業與工作上來說並沒有辦 法真正有效提升工作效率;而「ChatWork」則是一個非常適合企業使用的工作管理APP,不管是電話、郵件、檔案資料、會議全都在同一個平台、介面做 溝通聯絡,可以大大省去不少商業溝通的時間!

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【實際試用】

▼接著就開始來實地試用看看「ChatWork」吧!註冊完畢後,首先先使用電子郵件與密碼做登入動作!

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【快速教學】

▼通常第一次使用的時候,都會出現一個個簡易的對話框教你如何使用這些介面;如果之後還是不會使用,右上角的「資訊」功能也可以隨時呼叫出教學功能!

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【電腦版使用頁面】

▼左側可以設立不同的對話群組,透過一個個的群組對話框我們可以視為是不同的會議室或專案,透過不同的群組可以將不同部門或不同性質的專案人員分門別類,用以溝通工作上的事項!

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【功能介紹】

▼「ChatWork」最主要的功能是可以建立群組交談、工作管理、檔案共享、視訊會議/語音通話等,都可以透過簡單的圖示輕易找到功能鍵的所在!

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【搜尋紀錄】

▼與LINE不同且好用的功能之一就是不僅可以搜尋人名,連關鍵字也可以全部搜尋出來,包含標題與交談內容!只要在搜尋列打上關鍵字,所有的紀錄全都會出現在眼前!

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▼即使是搜尋一個字也可以輕易搜尋的到!

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【一般交談視窗】

▼ 在 交談過程中除了可以對話外,還可以上傳檔案,讓資訊更為即時!如果在群組內要回覆某個人的交談,也可以在那個人的對話框右下角直接按回覆,或使用引用、工 作、編輯或連結等功能,一整個相當方便!如果是使用LINE的話在群組裡就無法精準的回覆某人,有時候訊息一多還會看得霧煞煞!

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【視訊/語音通話】

▼也可以透過視訊/語音通話功能,即時開會或是交談,不管何時何地皆能馬上進行會議,不用離開座位就能輕鬆達到溝通、聯絡的目的!

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【檔案共享】

▼上船的檔案都可以做引用、工作、編輯、連結、複製、未讀取、刪除等功能!重點是大容量的檔案也可以輕鬆上傳共享、統一管理,不會像郵件附加檔案一樣有容量的限制!

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【工作管理】

▼右上角功能點選「工作管理」則可以清楚將未完成工作、已完成工作做分類管理,主管委託的工作也不會遺漏或忘記,也可以依期限來充分了解工作現況!

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【聯絡人管理】

▼對於同事的資料也可透過點選聯絡人迅速掌握個人資訊,新進同事對老同事的認識也有更進一步的快速幫助!

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▼個人資料的部份也可以編輯的相當完善詳細,讓人可以更快了解同事的相當資訊! 

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【視訊會議】

▼視訊對話功能隨時隨地都可以進行,只要使用電腦就能進行視訊會議,或者是分享電腦畫面、語音通話,或使用iPHONE APP也能夠參加!即使是跟遠距離的客戶,或是出國出差途中,隨時都可以溝通聯絡!

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【檔案管理】

▼ 點選右上角「檔案管理」功能,可以直接做群組分享與檔案管理,一整個非常方便!另外在安全性與隱私上來說也是相當安全,「ChatWork」所有訊息採 SSL加密方式傳輸,上傳的檔案則是經過最高級的AES256加密,並取得取得國際規格ISO27001(ISMS)認證,確保公司的機密資訊不會外洩; 另外資訊中心採用AWS的服務,都有備援機制,所有安全機制都是比照網路銀行安全等級,並受到日本多方的認證與肯定,所以資料安全性上來說是無須擔心的!

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【安卓版手機APP交談視窗】

▼手機的交談介面更為簡潔,針對同事已完成的工作都可以再點選上傳檔案、交辦工作、或交談等功能,一整個滿直覺方便的!

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▼除了交談視窗外,向右側撥動則是會出現工作及檔案視窗!

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【個人頁面】

▼簡易清楚的個人頁面,也可以直接創立新的工作或群組交談!

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【個人資訊】

▼同樣可以清楚看到同事的詳細資訊!對於認識同事也能較快上手!

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▼ChatWork 株式会社成立於2004年,自2011年開始推廣「ChatWork」至全球各地,肩負「用ChatWork改變世界的工作方式」為任務,已連續兩年獲得 「日本員工滿意度調查最高企業」殊榮;全球至今已有183國家、超過73000家企業採用,現在更推廣至台灣,也有越來越多的企業加入使用!

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▼當天「ChatWork」發表會也有滿有朋友一起出席參加,我們被分成紅白兩組,利用實際操作「ChatWork」的功能來做一個簡單的偵探小遊戲!

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▼大口與口咩被分配到白組,我們這一組看起來就一副很聰明的樣子(挺胸)!

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▼ 當天透過偵探小遊戲,讓「ChatWork」的功能可以適時發揮,像是群組交談、上傳檔案、工作管理等等,讓大家玩得不亦樂乎!雖然沒有奪得最後的勝利, 但大家對於「ChatWork」操作又更上手了一些!重點「ChatWork」是一個免費軟體,都可以免費使用,每個人都有5GB的儲存空間,該有的交 談、視訊、語音通話等應有盡有,一整個非常方便!

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透 過真實使用「ChatWork」後,大口深深覺得「ChatWork」是個非常方便的工作管理APP;因為如果單純只使用LINE在企業上或工作上的應 用,很容易聊一聊就遺漏所交辦的工作,或者是手機一送修或換手機,歷史資料全都消失了,在資訊安全或搜尋歷史紀錄來說也非常沒有保障!若使用Skype會 議,很容易會因為網路收訊不好而斷斷續續,再者Skype在不同裝置登入時,所看到的訊息也會有所不同,很容易遺漏或產生誤會!mail更是有垃圾信件充 斥、附加檔案有容量限制等諸多的問題!尤其像大口以前在公司上班時,動不動電話就響,要不就是主管要求開會、做簡報,或是寄發mail給同事或客戶,忙完 這些事情上班時間也過一大半了,往往快下班了才發現正事都沒時間做,就得加班或隔天早點來上班,這樣惡性循環下去不但沒有效率,身心靈也非常疲憊!使用 「ChatWork」後,真的覺得相當便利又上手,推薦給大家,有機會不妨也試試看!

更多資訊請詳見官網:http://www.chatwork.com/zh-tw/

 

大口

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